企业档案知识的特点及管理目标 2

　2.3档案处理的个性化、专家化

　　由于大多档案来源于专业人员，并都在网上形成或收集，那么这些专业人员本身就是非常好的档案收集者，只是收集整理时，还可能没有比较标准的规范化模板，因此，档案管理者的任务之一是对档案来源进行规范化，即提供给来源者以填写的标准模板。

　　专业人员按模板提交以后，可以送达档案管理者，也可以直接送达档案管理者委托的审查专家进行审查。这样的处理解决了档案处理专业化的问题。

　　2.4档案应用的及时化

　　未来档案管理的关键就在及时应用，尽快产生效益。做到这一点，也并不难，首先就须按上节叙述管理方式，由专业人员和专家委托方式快速整理，再根据档案知识多面性分类，确定相关工作环节或相关工作岗位的需求程度，采取推送方式、订阅方式等，将知识及时地送到需要它的人手中。　　

　　3、企业档案知识资源管理的目标

　　经过前面的阐述和分析，我们已基本说明了档案知识的特点和在知识经济时代管理的要求。但具体该如何推动与实施档案知识资源管理，还需要有更明确的目标定位。

　　3．1、档案管理必须上升到知识资源管理

　　作为方向性目标，这里我们重申企业档案管理的需求，目的是要：

　　解决目前企业档案管理存在的问题

　　以前档案管理就是信息时代下的管理，具有通常所讲的信息时代档案管理的问题，即有：收集整理依然是档案管理者的事，这需要大量的专业人才，也需耗费大量的时间；档案的分类仍然按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际工作规律或习惯，致使需要的人找不到，或很难找到与工作实际相关的信息；档案中有信息类、有数据类、也有知识类，它们的管理肯定是不同的，但在信息时代的档案管理中都成了信息，这是不对的；信息时代的档案管理没有真正理解网络化带来的革命。

　　通过知识资源管理，不仅要解决以上问题，还要做为知识管理的的先导做出样板，推动企

业各个部门的管理迈上知识管理的台阶。

　　真正发挥企业档案知识的作用

　　档案知识的作用，归纳起来，在知识经济时代，应该发挥如下作用：

　　(1) 决策支持“宝典”，即成为企业领导或管理高层进行决策的最主要依据和最有效方法；

　　(2) 岗位技能“摇篮”，即成为企业员工学习掌握岗位工作经验，方法的最主要来源；

　　(3) 新品研究“跳板”，即成为每一个新产品研究中的最主要参考资料；

　　(4) 企业竞争“基石”，即让众多的档案知识成为具有知识产权的企业核心竞争知识；

　　(5) 企业历史“窗口”，即发挥传统的档案记载“历史”的作用。

　　以上作用，特别是前四个作用，正是企业实施知识资源管理提升档案知识作用的初衷！

　　3.2企业知识资源管理要支持企业管理及其发展战略

　　任何管理都是企业管理的部份，都要符合企业管理总体战略的全局，企业知识资源管理也不例外，但由于知识资源管理是深入到企业各个环节的基础性管理，那就应该在各个管理环节表现出它的基础支持作用。

　　支持企业人才战略

　　企业担负着调整产品结构、开拓扩展、创新管理的一系列重大发展，这个发展中最重要的是人才和人才培养。快速地、高质量地培养出合格的专门人才是企业人才战略的核心目标，而知识资源管理必须担负起培养内容(专门企业技术与管理实战知识，企业文化知识)、培养方式、培养渠道支持的关键工作。

　　支持学习型企业组织建设

　　对中大型企业来说，再采取传统塔式、计划审批式管理已经不能释放出广大员工的创造力，而要建设学习型组织，采用学习型组织管理的方式，实现员工自我调节。让员工向工作学习、向问题学习、团体学习，为实现愿景目标，充分调动员工的创新能力。要实现或推动这个学习型组织目标的建设，最主要的就是档案型知识资源的及时支撑，因为这些知识本身就来源于工作、来源于实践、来源于集体共同的智慧。而达到支撑学习型组织

建设的关键是知识资源要适合员工工作实际，及时有效的提供，也及时有效地沉淀与规范。

　　支持企业跨地区指挥管理

　　今后，一般的企业集团大多分布在多个地区，这给各地区机构的指挥调度增加了难度、也会降低效率。能否让大家共享成功的方法，共享失败的教训，是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到这一点，最主要的是要求档案型经验知识资源的统一管理、及时支撑工作。达到这种支撑的关键是要熟悉管理层的工作内容和过程，适时地把相关经验知识资源配备在工作者的面前。

　　支持企业员工跨地区协同工作

　　除了领导层、管理层要共享知识以外，多地区的工作既有分工、又有协作。而要达到良好的协作，关键就在于知识与信息的沟通。对此，知识资源管理主要地将各地区工作情况、工作成果、工作经验等知识统一管理共享起来，并根据协作要求，用知识资源构成及时的协作空间，让大家在协作时，全面地了解和掌握相关知识和信息。

　　3.3知识资源管理要为今后企业的知识管理打好基础

　　企业在未来开展全面的知识管理是必然的，而知识管理开始的前提是“有知识可管”，因此，知识资源的管理的进展决定了知识管理启动的时间。

　　但毕竟知识资源管理是知识管理的部份，在建设和推动时应该协调整体与局部的关系，因此要求：

　　知识资源管理要明确其地位和作用，要留有充分地接口

　　其实，这从知识资源管理主要是显性知识管理的特点出发，就可以明确其在知识管理中的地位，同时也要明确它作为工作支持的基础管理，随着与工作结合的深度，知识资源管理也就有其发展的深度空间。

　　知识资源管理要成为企业知识管理的先导

　　先要“有知识可管”，这是知识管理的前提，也就注定了知识资源管理的先导作用。但能否起到这个作用，还是要看知识资源管理能否解决信息时代档案管理的问题，并能否真正发挥出档案知识的五个作用。

　　3.4知识资源管理的具体目标具体

　　上

面概述了知识资源管理需求的重要方面，但究竟该做什么？达到什么目标？还并不明确。这里，我们按照企业知识资源管理的特点要求，分解列明为：

　　(1) 档案管理知识资源化、信息化

　　这表明，把档案(包括数据型、信息型、知识型档案)按照前述知识资源管理的要求进行资源化、信息化；

　　(2) 知识资源及时支持领导决策

　　这表明，要把知识资源与领导决策工作结合起来，让知识资源在领导进行决策时很容易获取，很及时提供；

　　(3) 知识资源及时支持员工学习

　　这表明，要把知识资源与员工的入职学习、岗位学习、深入学习结合起来，提供随时随地地学习的内容、渠道与空间；

　　(4) 知识资源及时支持员工工作

　　这表明，要把知识资源与员工的实际工作结合起来，让知识资源在工作的不同环节、不同程序上很容易获取，很及时提供。同时，也让实际工作的成果和经验及时转换成知识资源；

　　(5) 知识资源管理IT平台化

　　从上述目标也看到，知识资源管理必须依托IT网络，用平台来实现，并把平台引进到领导决策、员工学习和员工工作中；

　　(6) 知识资源管理的安全化

　　即确保知识资源是安全的。

　　(7)知识资源管理制度化

　　这表明，知识资源管理的有效实施要有制度、机制加以保障，否则就会流于形式，导致失败。