商品采购流程
商品采购流程
供应商提供样品 →采购员看样 →
报价单
→ 供应商提供 供应商法规自查备忘录、质检资料等 →采购员填拟定进价、商品类别编号 →传单员
（配菜类商品原材料成本核算表）
→采购部主管 →传单员编排新供应商编号 →录入员录入供应商资料打印商品立项预制清单
购销合同→采购部经理
→采购员填制立项预审表 传单员→综合组主管 传单员→采购部经理 传单员→物价质检部 传单员→财务部→
传单员→总经理审批 传单员→ 采购部录入并套打合同文本 传单员 → 签约人签字 传单员→ 总办盖章 →
→传单员分传合同
一、商品资料审查备案
１、凡新商品开发，采购员必须要求供应商提供样品（无法供样的商品需提供详细的中文说明书和附图样的商品目录）。采购员在看样并初步达成引进意向后，根据不同结算方式、不同商品大类要求供应商分别打印标准格式的“商品报价单”（见表一）（含供应商编号、条形码、品名、销售规格、运输规格、销售单位、产地、单价、外包装尺寸、结算方式；其中服装、床用、针棉织品、箱包、鞋类等需注明原材料及成份），并根据质检要求填制“供应商法规自查备忘录”（见表二系列，共十九页），生鲜熟食的配菜类商品开发必须提供“配菜商品原材料成本核算表”（见表三）。自采商品“商品报价单”由采购员自己填制并签字。
2、商品报价单商品品名填制的规范，中括号部分的内容可选择使用。
（1） 食品：品牌+[功能/特性]+名称（如：克宁高钙奶粉）；
（2） 日杂：品牌+[原料/功能]+名称（如：碧丽珠家具护理喷蜡）；
（3） 服装：品牌+面料+名称[+货号]（如：绅浪全毛西裤B112）；
（4） 化妆品：品牌+名称[+功能/特性+容量]（如：碧斯羊胎素美白保湿霜）；
（5） 床用：品牌+名称+规格（如：雅兰枕套48*74）；
（6） 玩具、钟表、灯饰：品牌+名称+货号（如：英纳格机械表2582Ab3）；
（7） 电器：品牌+名称+货号、型号（如：美的电
饭煲40-2）；
（8） 鞋、箱包：品牌+面料+名称+货号；（如：嘉辉童布鞋2901）；
（9） 体育用品：品牌+名称+货号/规格（如：英发泳衣825）。
3、采购员将拟定进价、商品大小类编号填入“商品报价单”后，将样品及“商品报价单”交综合组传单员传采购部主管审核，如属购销商品须经采购部经理审核。审核完毕后转传单员在电脑中查询是否属新供应商，如是新供应商传单员应在“商品报价单”上按顺序编排供应商编号，同时录入供应商资料，包括：名称、地址、电话、传真、EDI号、联系人。
供应商名称的录入必须准确、完整，对于超出25个字的供应商名称方可采用减称。缩减名称的原则是：选取贴近名称的县市级地名以及公司名称。如：“广州市经济技术开发区中山理科保健品有限公司深圳经销部”缩减为“广州（市）经济技术开发区中山理科保健品有限公司深圳经销部”。
4、采购部录入员在“商品立项预制清单”界面将审核后的“商品报价单”的所有内容详尽录入电脑（商品自带码必须用扫描仪扫入电脑），并打印出“商品立项预制清单”（见表四，电脑根据公司对该类商品的加价率及拟订进价自动生成拟订售价）。对于自带码能扫描录入电脑的，扫描后录入员应在验讫栏内加盖验讫印鉴。
录入时若电脑资料中有同条码商品，则电脑自动显示其进价、售价、供应商、库存数、大小类别，录入员打出“同条码商品资料清单”（见表四附1）返还采购员。采购员需将商品资料进行对比，如新商品进价高于原商品则需在单上注明原因，一并上报；如新进价低于原商品，则予以引进，同时将原商品清退；原电脑中有记录但未引进的商品，采购员需了解未引进原因，并加以分析，如仍须引进的应在单上注明原因后一并上报，不需引进的给予退回。
5、商品立项资料一经电脑录入贮存即作为长期备查参考档案，任何人不得随意销除、修改。
二、立项审批
１、采购员详细复核“商品立项预制清单”并与样品实物核对无误后，填制“合同立
项预审表”（见表五）交采购部综合组报批。
２、传单员传采购部主管和经理于当天审核完毕后，将全套报批资料传物价质检部，质检员根据国家规定对供应商法规文件、“自查备忘录”情况进行审核并在预审表上签注意见；物价员根据市场调查情况和公司规定的加价率将建议售价填入商品立项预制清单内，并在预审表上签注意见并于两个工作日内传回采购部。
3、采购部传单员将上述资料传财务部，财务部审核进场费、商品类别、结算方式等合同内容并签注意见后一个工作日内返回采购部，由传单员报总经理审批。
４、立项审批文件包括：合同立项预审表、商品立项预制清单、供应商加盖公章的商品报价单，未套打的合同文本、供应商资料（含：营业执照、税务登记证复印件、印模、商品质检、物价资料等）。
三、合同签订
1、 立项审批文件经总经理审批签字后，采购部录入员将审批后的“商品立项预制清单”内所有数据资料详尽录入电脑，确认后打印出完整的“商品立项清单”（见表六），并在合同打印界面套打相应合同文本（见表七），同时将合同立项表中的月销售预计情况和暂定试销期录入“商品立项预制清单”。
2、 合同由总经理授权签约人签字后报总办根据合同立项预审表及商品立项清单报批原件加盖公章，合同随即生效。
3、 采购部传单员将签字盖章的合同文本第一联留存，第二联传财务部，第三联交供应商，第四联传采购支持后续部门。