管理案例:北京北环医药公司成功案例
管理案例:北京北环医药公司成功案例
北京北环医药公司是一个批发性质医药企业，经营品种 5000 余种，设有财务、业务、库房等部门，其中库房离本地10公里，需要对商品的单品、进销渠道、进销价格、付款情况、库存数量等做有效控制并为决策层提供准确的经营数据以供决策。
实施计算机管理的过程
1）考察论证阶段 从 1995 年 7 月初，该公司对多种商品化或专项开发的软件进行考察。经过多方面比较，后认为"打天下"商业管理软件（以下简称 DAGGER CMIS）在商业批发、零售及连锁企业中有较多的用户（当时约 300 余家），通用性、实用性、可靠性、技术服务及价格上均有一定的优势。因此，决定采用医药网络版的"打天下"商业管理软件。
2）培训及设备、软件安装阶段 当月中旬，该公司选派进货部、销售部和财务部共 8 名业务员及管理人员到科情中心接受了两天半的应用和操作培训。与此同时，科情中心派技术人员到该公司进行网络安装及软件调试等实施工作。
3）数据初装阶段 当年 7 月中旬至下旬该公司进行了盘点和对帐，以 7 月19 日数据为准进行了数据初装，初装品种 3000 余种，库存金额 600 余万元。
4）试运行阶段 初装工作完成后，各部门经过 1 个月的试运行后，再次与手工数据进行核对，调整。于 8 月 21 日再次盘点，确认无误后正式投入运行至今。
软件运行情况
本系统设立 4 台工作站，分别用于进货部、销售部、财务部和远程仓库。所有业务数据共享，数据一次录入，减少了重复劳动。计算机对商品的进货、入库、存放、定价、报损、报溢、销售开票、发货、合同、盘点、货款的收付、票据及报表打印等进行全面管理，已能够满足各部门的需求。三年来处理业务约 15 万笔，未曾发现过数据差错。即使初期由于操作失误引起的数据变动，在该系统的校验功能下，都及时地排除了差错，保证了数据的一致性和完整性。使用计算机管理系统后，各部门的信息随时可以获得，尤其对销售人员的销售和回款
情况，每次销售所获毛利及提成随时可得，为商品品种的排队进行库存分析、价格的调整及资金的使用提供了大量的决策数据。现在销售人员每次回公司都需要查询相关的数据，安排下周的销售和收款计划。经理在每天下班时几乎都在微机上进行查询、分析，以便掌握业务动态。
几点体会
1）投入小，见效快，无风险
该公司采用 DAGGER CMIS 网络版，由 4 台微机连网，配有专用发票打印机和普通打印机及 4 台 UPS 电源，总投资 8 万元。投资上一次到位，一次成功，相比之下，不少单位的教训是很有说服力的。如某试剂公司历时 14 年，软硬件投资约 70 万元，费用开支近 30 万元，先后两次专项开发设计均告失败，第三次开发已进行了三年，却仍处于研制开发和部分试运行阶段。这对于一般中小型企业来说是不可想象的，然而采用商品化软件实现在一个月时间里使计算机系统投入正常运行，节省了大量的人力、财力和时间，而且避免了风险。
2）数据及系统安全、可靠
该网络系统使用二级安全保密措施。第一级由网络系统设定合法的各级别用户，可限制各用户注册口令、时间等；第二级由 DAGGER CMIS 设定，分配给不同用户口令、标识，每一级中还分有多个层次，用户在计算机上获得经授权的各种功能。又如总经理在查询功能上可设为最高级别，可任意查询数据，而一般人员只能查询到允许他查到的部分数据，这样即可保证了数据共享，又保证了数据的保密性。
3）劳动强度减轻，差错率下降
由于采用了网络版软件，业务数据可以共享，使各部门减少了大量的重复劳动。以前一个外勤人员向医院做一次销售时，首先要拿来要货单，或是由客户挂电话来，由销售组长听录下来，一张单子要由负责片剂类和负责针剂类的两名开票员分别的为该用户翻阅业务帐卡。分别开票，由于两个人都用同一个订货单，为了早开完票，常常争先拿单子，等到单子传给下一个人时，往往就要 20 多分钟了，后接到单子的开票员常常延误下班，每到接近下班时，就
出现开发票字迹潦草，最要命的是单价及金额差错难以避免。为此，还必须有专门 1 个人负责核对，将每个人开的票重复计算一次，再累加总金额，然后逐笔登录。时常还会因发票不清晰，造成仓库发错货物，医院和客户经常提意见，影响销售业务，丢失客户。
使用计算机后，开票由业务员直接进行操作。订货单不再需两个人分开来处理，一人即可完成各类药品的开票，计算机直接提供库存数量、批发单价。开票时只要输入货号或品名的少部分拼音码、数量和扣率几个数据，不需人工计算、写票，计算机将发票一式八联直接打印出来。复核员核对是否有漏开的品种和要货数量。解决了长期解决不了的开票不清楚和差错多的大问题。库房和客户再也没为此提过意见。
4）为业务经营活动提供了大量的参考数据
过去，每当经理想得到各销售外勤某段时间内的业绩，即销售额、回款额和毛利时，就要让统计员到各部门去抄表，分检发票记帐联等单据和统计帐，再逐笔累加，最快也需要 2、3 天才能统计出来，并且由于人工传递单据，时常有 3、4 天的延迟。就这样统计的数据仍不准确，特别是对各医院欠款问题，要想掌握具体金额，非得等到每月末统计后才能提供。使用计算机后，这类事变得非常容易。经理在计算机前，按着提示操作，最多几分钟就能得到这些数据，而且可采集到刚刚发生的业务数据，及时、准确、方便。现在，每周开会时都要拿着打印出来的报表进行分析和评比，大家也都用数据说话，人人心中都明白自己的排名地位。对促销很起作用。
DAGGER CMIS 在该企业使用，用户在应用中尝到了甜头。但问题也并不是一点没有，比如说由于该企业财力所限，连网的计算机设备都比较廉价，性能及运算速度很受限制，也没有配长时间的供电系统，赶上停电就得用手工开票，从计算机打票到手工谁都受不了，也就是说一旦用上了计算机管理系统就再也离不开它了。另一方面的问题是三年来积累的宝贵数据还没有得到充分利用，领导决策层目前只满足于浅层次的查询、分析，系统提供的众多决策分析功能尚无利用。当然，随着企业财力的实力提高和领导人需求上的提高，上述两个问题的解决也只不过是水到渠成罢了。